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施工企业合规监督
发布:2020-07-25 16:34:32 作者:王春军-京都律师事务所高级合伙人  

施工企业合规管理工作的顺利开展离不开合规监督的支撑,只有做好合规监督,才能提高合规管理制度的执行力,才能有效避免违法违规行为的出现,充分发挥合规管理的实效。本文从合规监督的重要性、合规监督中存在的问题以及构建合规监督保障机制三个方面对施工企业开展合规监督工作进行了简要的介绍。

一、合规监督的重要性

合规监督分为狭义和广义两种,狭义的合规监督是指企业内部的合规监督,即纪检监察部门统一组织协调,各业务部门、相关负责人广泛参与,根据企业规章制度对合规管理运行情况进行监督评价,并对监督过程中发现的违法违规行为进行纠正与追责的整个过程。广义的合规监督是指企业外部的合规监督,即相关行业协会、监管部门等的监督。强化施工企业的合规监督能够促进企业的管理者增强法律意识,促进企业依法运行,实现企业的持续性发展。合规监督的重要性主要体现在以下方面:

(一)保证合规管理工作的有序开展。企业中部分管理人员由于重生产、轻合规意识浓厚可能会以习惯性做法代替合规管理制度确定的规范行为,此时若合规监督不到位,或者监督工作中总是搪塞敷衍、随意行事,合规管理工作就难免流于形式,企业合规管理水平也难以提高。企业开展合规管理必须搭建科学有效的合规监督体系,有效制约权力的行使和决策的出台,杜绝合规管理工作的随意性,避免合规管理工作流于形式,从而保证合规管理工作的有序开展。有效的合规监督,可以规范企业员工的行为,促使企业内部人员依规行事、增强其遵纪守法的意识,从而有利于形成良好的经济秩序。

(二)提高合规信息的真实性和准确性。合规管理的改进与提升离不开信息的反馈,信息反馈是合规管理决策的重要依据,也是开展合规管理评价工作的需要。反馈的信息是否真实准确将直接影响合规管理工作的进一步开展和完善,因此合规信息的真实性和准确性对于合规管理是非常重要的。系统有效的合规监督机制可以有效搜集、整理、分析合规信息,提高合规信息的真实性与准确性,杜绝违规操作带来的合规信息造假。

(三)有助于发现风险和规范合规管理。有些施工企业在管理上注重事后管理,事前防范工作并不到位。合规管理工作的开展重点便是将风险化解工作前置,改变“亡羊补牢”式的习惯做法。合规监督贯穿于合规管理工作的方方面面,有效的合规监督能够及时发现企业中存在的漏洞,对合规风险进行预警,并且通过制定相关的规章制度来进行预防与规范。

二、合规监督中存在的问题

(一)合规监督制度不完善,合规监督业务面的覆盖率较低

合规监督制度的不完善往往体现在对单位负责人的监督与制约作用偏弱,负责人权利的行使不受监督便可能出现滥用权利的违规操作。单位负责人带头违法违规则会严重妨碍企业内部合规管理工作的开展,甚至导致合规管理工作形同虚设。内部监督机构不能独立行使监督职能也是合规监督制度不完善的体现。内部监督机构缺乏独立性,其行使监督职能时可能会出现受制于领导人的情形,这会使合规监督效果大打折扣,大大弱化了监督机制对于合规管理工作的保障作用。目前,随着合规观念的逐步强化,大部分施工企业已经着手开展合规管理工作,但是合规监督业务面的覆盖率还有待提高。由于人力、财力、时间等因素的制约,一些企业只是在几种重点业务上配以合规监督工作,至于其他业务领域则怠于涉及或深入,这对于合规风险的防范十分不利。

(二)合规监督执行力度有待提高

我国企业处于合规管理的起始阶段,合规管理队伍中的从业人员水平参差不齐,甚至一些合规监督从业人员并没有相关的知识背景和实践经验。合规监督工作往往会涉及到不同的业务、不同的环节,其工作性质本身要求相关从业人员必须具备较高的综合能力。但是,目前一些监督人员的业务能力仍然难以满足合规监督工作的需要,这使得监督人员难以深入到合规监督工作之中,难以迅速高效的发现存在的问题,大大削弱了监督反馈的信息对日后工作的指导作用。

  1. 三.企业外部合规监督力量薄弱

我国企业开展合规管理最早开始于金融行业,经过多年的探索,中国证监会在2017年发布了《证券公司和证券投资基金管理公司合规管理办法》,该管理办法确立了强制合规制度,明确了中国证监会及其派出机构对证券经营企业的合规监督职责,对于违反该管理办法的证券经营企业,中国证监会也有相应处罚权。随着《合规管理体系指南》、《中央企业合规管理指引(试行)》等合规文件的出台,合规管理也成为金融机构之外的其他类型企业必须重视的问题。回顾我国合规管理机制的推行之路,行政机关发挥了重要的作用。行政监管部门的合规监督是企业外部合规监督的主要力量之一。但是,与金融行业相比,其他行业中行政监管部门对企业合规管理体系建设的监督力度有待提高。在施工行业,并没有权威文件要求施工企业必须要建立合规管理制度,强制性措施的缺乏导致行政监管部门对施工企业合规管理的督促力度较弱,合规意识薄弱的施工企业很难主动开启合规改革。

  1. 三.构建合规监督保障机制

合规监督是合规管理工作中最难落实的一部分,只有构建科学合理的机制,才能充分发挥合规监督对于合规管理的保障作用。从施工企业的角度出发,构建合规监督保障机制可以从以下几个方面着手:

  1. 一.重大事项坚持审核前置性原则

合规审核是指合规管理部门依据程序,对企业决议、规章制度、合同、投资业务及其他事项的合法合规性给出审核意见。合规审核要坚持前置性原则,做到未经合规审核,议案不得提交决策会议研究,合同不得签订。合规审核的对象是企业所有重要的经营决策、规章制度、合同等方面的议案。

审核前置性原则要以制度的形式予以确认,包括审核的程序、审核的方法、审核的质量、审核的保障等。在审核程序上,重大事项需要提前提交给合规管理部门,部门内负责审核的人员就重大事项的合法性、合规性给出初步意见,合规管理部门的负责人对该初步意见进行审定,最终以合规管理部门的名义出具重大事项的审核意见。在审核方法上,审核人员不能闭门造车,必须要和提交议案的部门保持密切的沟通,就相关事宜进行充分的交流,确保出具的审核意见准确全面且具有专业性。在审核质量上,合规管理部门需要加强对涉及企业重大事项问题的专题研究,不断提升本部门的专业能力和业务能力。在审核保障上,企业负责人必须要重视合规管理部门的审核工作,强化审核前置性原则,对合规管理部门的工作给予资源支持。提交议案的部门也要配合合规管理部门的工作,保证议案材料的完整性和真实性,全面客观的向合规管理部门反映情况,帮助合规管理部门掌握议案的相关信息。

  1. 二.明确各部门的监督职责,实现企业内部监督联动

企业内部的合规监督是一项综合性的企业管理活动,贯穿于企业经营的各个方面。合规监督需要企业纪检监察部门统一组织协调,借助各业务部门的力量,调动广大干部员工的参与积极性,加大配合,实现企业内部监督联动。

施工企业开展合规管理要坚持“大合规”的理念,为有效发挥监督对于合规管理的保障作用,企业内部的合规监督也要坚持“大监督”的理念,积极探索与构建大监督的体系框架。大监督体系的搭建首先需要企业根据自身经营特点明确各业务部门与参与人员的监督职责,例如

纪检监察部门积极开展组织协调、工作指导、监督检查,促进合规监督目标顺利实现;合规管理部门负责对企业规章制度合法合规性的审查,并把党委、监事会的监督整改意见纳入督办范围;董事会、监事会办公室负责董事会、监事会会议事规则等治理规则的制定和执行,确保企业治理机构的依法合规运作;企业发展部负责组织完善企业规章制度体系,清理和发布审批备案事项;审计部负责评价规章制度的运行质量;安全生产等部门强化违规查处力度;人力资源部负责将合规评价纳入绩效考核体系。大监督体系的有效运行需要一个良好的合规监督机制。不同业务项目、不同业务阶段有不同的监督项目,从监督项目的选定、论证研究、组织协调、人员匹配、监督方式、考核评价等各个方面形成有效运转的合规监督机制。优化监督项目选题立项。从选题论证、组织领导、人员组成、监督方式、资料准备、过程实施、监督考核等各个方面,形成一个良好的合规监督工作机制。大监督体系要注意各业务部门和参与人员职责分工的明确,监督工作方式的科学有效,加强各监督岗位之间的沟通与交流,加大合规监督力度,做到零容忍违法违规行为,严肃追责,努力在企业内部形成良好的合规环境。

(三)严肃追责问责,零容忍违法违规行为

严肃追责问责,坚决零容忍违法违规行为是实现依法治企的必然抉择。建立完善的追责问责制度,层层落实责任,逐级抓落实,有利于强化各级管理人员的合规意识,养成合规行事的工作态度,做到依法行使权力,依规操作,避免失职失责行为。

完善追责问责制度首先需要建立科学合理的合规管理工作考核评价机制。考核评价机制要坚持有效性、科学性、连续性原则,发挥合规监督及时纠偏的作用,规范合规管理工作。合规管理工作开展不顺的重要原因之一便是合规职责与个人业绩考核不挂钩,一些企业仍然只是将业绩作为奖励、晋升的唯一标准,这必然会导致合规意识难以在员工内心生根发芽。因此,将合规职责的落实情况纳入员工个人考核的范围内,作为其获得奖金、晋升等奖励的必然考核项目,从而激发员工的合规责任意识,转变工作态度,积极参与企业的合规管理活动。其次,要通过完善与落实追责问责制度,反向促进合规管理职责的有效落实,强化管理人员的合规意识,促进管理人员依法合规行事,转变合规工作只停留在喊口号上的做法。严肃追责问责要依据规章制度进行,做到处罚有据,方式恰当的同时不能区别对待,通过对企业负责人的严肃追责,形成威慑力,这对于警示各级人员合规行事,严格落实合规责任具有积极作用。最后,严肃追责问责不是合规监督的目的,合规监督的目的在于及时发现问题解决问题。因此,要重视运用合规监督成果,对追责问责过程中发现的违法违规问题进行整改,为合规管理的生根发芽扫除障碍,引导企业内部人员不断形成正确的工作态度和工作方式,提高企业的合规管理能力与水平。在问题整改中要对问题产生的原因、责任人的教育、相关问题的防范进行深入的考察与分析,重视整改的质量和效果,绝不允许一罚了之。

(四)完善合规管理报告制度,疏通信息反馈渠道

合规管理报告是指合规管理部门要定时向董事会、经理层等上级汇报合规管理工作的落实情况。合规管理报告是企业高层了解本企业合规管理工作落实情况的重要信息来源,也是下一步规划合规管理工作的重要依据。

合规管理报告可分为年度合规管理报告和重大违规事件报告。年度合规管理报告由合规管理部门在年底时负责上报,报告主要包括合规管理状况概述;合规管理制度的制订、评估和修订情况;规章制度综合管理情况;合规审核情况;重要业务活动的合规情况;合规风险管理情况;合规检查与考核情况;重大违规事件及其处理情况;合规培训情况;合规信息库建设情况;合规管理存在的问题和改进措施等。重大违规事件报告主要包括重大违规事件基本描述,包括发生时间、地点、岗位、 相关责任人和具体经过;重大违规事件的认定依据;可能或已经形成的不良影响或损失程度的估计;已经采取的措施和后续措施;报告单位认为需要说明的其他事项等。

合规管理报告是合规监督的重要方式之一,报告中呈现的信息非常重要,直接反映了本企业合规管理工作的落实情况。合规管理报告最重要的作用是促使管理人员发现并及时解决出现的不合规行为,并且形成相应的预防机制。需要注意的是合规管理报告不需要事无巨细的报告,这样会为合规管理工作带来负累,但是并不是说不报告就允许某种不合规行为的存在,而是对不合规行为进行分类,针对不同的情形采取不同的反应措施。对于合规报告中披露的问题,企业管理层必须高度重视,必要时可以组建研讨小组针对该问题进行深入的分析与探讨,形成相应的预防机制,有效防止类似问题再次发生。

(五)加强企业外部合规监督力度

施工行业推行合规管理机制可以借鉴金融行业的做法,相关部门可以通过出台权威性文件赋予施工行业行政监管机构相应的职权,例如合规考核、评估、认证、报告和行政处罚权。行业引入合规管理机制的实践经验证明,运用强制性行政手段向企业施加压力,是督促企业积极开展合规改革的有效方式,建筑行业得确是一个政府强监管的行业。

加强施工企业外部合规监督力度,行政监管机构要对企业的不合规行为拥有调查权,并且可以根据调查结果对涉事企业进行行政处罚。对于不按照规定建立合规管理体系的施工企业,行政监管部门有权对其采取行政监管措施。在条件成熟时,行政监管部门可以实行合规认证制度,将合规认证结果作为施工企业可以从事承包工程、投资融资、并购、上市等经营活动的重要依据,从而进一步加大行政监管机构对于施工企业的合规监督力度。

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